Обикновено, по първите 30 секунди може да се съди дали едно събрание ще е ползотворно, или не. Всичко зависи от това, колко уверен е лидерът в началните минути. Как ръководите събрание между колеги, клиенти или комбинация от двете е показателно за лидерските ви умения. Важно е да можете да благоприятствате мотивацията, споделянето на знания и подходи към важни проблеми, наставляването и дори реферството – например когато двама служители не могат да постигнат консенсус, което е често срещано явление в стресови бизнес ситуации. Поведението ви по време на среща може да е решаващо за кариерата ви.
Следвайте тези 10 съвета и ще бъдете добре подготвени за следващото си събрание:
1. Подгответе се: Уведомете присъстващите за събранието поне седмица предварително, за да сте сигурни, че залата няма да е полупразна.
2. Бъдете бързи и организирани: Подгответе дневния ред, започнете събранието навреме и се постарайте то да приключи според договорките. Ако продължи повече от час, ще загубите интереса на голяма част от присъстващите.
3. Бъдете сериозни: Не омаловажавайте събранието. „Знам, че е прекрасен петъчен следобед и всички бихме предпочели да сме другаде, затова ще карам по кратката процедура“ е ужасен подход. Гордейте се от факта, че са ви избрали да ръководите събранието, и покажете, че вземате работата си на сериозно.
4. Бъдете уверени: Благодарете на участниците за присъствието, но не ги карахте да се чувстват така, сякаш са направили огромна жертва, като не са ви вързали тенекия. Започнете, посочвайки три ключови цели и желателната продължителност на събранието. Бъдете уверени още от поздрава. Вместо да казвате „Ами-и, не знам къде са всички, но давайте да започваме“, опитайте с „Имаме много вълнуващи теми за разискване, затова да започваме. Добре дошли и ви благодаря за присъствието!”
5. Бъдете продуктивни: В зависимост от вида събрание, намекнете на участниците, че, за да бъде то възможно най-продуктивно, всеки от тях трябва да се държи все едно е пред публика, съставена от хората, които най-много са повлияли на кариерата му. Отбележете, че коментарите им ще бъдат публикувани и издадени без корекции в електронните и печатни медии в цял свят. Така всички ще запазят концентрацията си, ще дават по-добри идеи, ще проявяват уважение един към друг и ще слушат внимателно.
6. Бъдете концентрирани: Събранието е ваше и заслужавате пълното внимание на присъстващите. Ако някой от тях започне страничен разговор, кажете нещо от рода на „Времето ни е ценно, затова нека се концентрираме върху темата на събранието“. Ако разговорът между двама участници стане напрегнат и се стигне до взаимни обвинения, предложете тримата да излезете навън и да обсъдите проблема. Постарайте са да въдворите спокойствие, тъй като негативните емоции действат изтощително.
7. Бъдете справедливи: С устати и прекалено усърдни участници можете да се справите като кажете: „Всички оценяваме ентусиазма ви, но нека, за да е справедливо към всички, да обсъдим идеите ви след събранието“.
8. Включвайте всички: За да запазите интереса на всички участници, опитайте се да ги приобщите към разговор преди и по време на събранието. Отбягвайте прекалените на брой коментари от малък брой участници. Мнението на всички е важно. Ако сте в събрание, на което не познавате всички присъстващи, разходете се покрай тях преди началото, представете се и попитайте за техните роли в компанията или проекта. Винаги се опитвайте да разберете кой седи на масата.
9. Водете си записки: Отделете няколко минутки или помолете някой друг да записва важните точки и решения по време на събранието.
10. Обобщете: След като обобщите следващите стъпки и разпределите задачите, благодарете на всички за времето и приноса им.
Източник: www.manager.bg